Le saviez-vous ?

Le Second Empire français est proclamé le 20 novembre 1852.

Les filtres vont vous faire gagner du temps !

Les filtres existent dans la plupart des logiciels de messagerie mais également dans la plupart des sites Internet d'e-mail, il suffit de chercher un peu. Savoir se servir des filtres, c'est pour vous l'occasion de gagner du temps et d'éviter les actions répétitives.

Nous allons voir comment placer des filtres pour 3 types de messages à filtrer. Le logiciel que nous utiliserons est Outlook Express 5.5 mais le principe reste le même dans tous les systèmes de messagerie.

Pour accéder à l'interface de gestion des filtres, il vous faut ouvrir Outlook Express et vous rendre dans le menu "Outils" > "Règles de message" > "Courrier..."

  

1/ Les jeux en ligne

Vous êtes inscrit à différents sites de jeux, comme des loteries en ligne, qui vous envoient par mail la confirmation de chacune de vos participations. Ces mails sont certes intéressant à conserver mais pourquoi ne pas "ranger" toutes ces confirmations directement dans un répertoire séparé des autres messages, répertoire que l'on videra de temps en temps ?

Méthode à suivre pour mettre en place ce type de filtre : 

  • Créer dans la boite de réception un sous répertoire que nous nommerons "jeux". Pour cela cliquez sur boite de réception avec le bouton droit, puis "Nouveau dossier...".
  • Ouvrir l'interface de gestion des filtres
  • Cliquer sur "Lorsque la ligne De contient les personnes"
  • Cliquer sur "Le déplacer dans un répertoire"
  • Ensuite cliquer sur "contient les personnes" pour pouvoir définir les adresses e-mail des messages en question tel que : resultats@nomdusitedejeux, etc...
  • Cliquer sur "dossier spécifié" et sélectionner le répertoire jeux créé tout à l'heure
  • Nommer cette règle de message : "Gestion des e-mails des jeux"

Votre filtre est placé, désormais tous les messages dont l'adresse de provenance a été spécifiée dans votre filtre seront automatiquement déplacés dans votre répertoire "jeux".

 

2/ Le message important

Chaque jour, parmi une cinquantaine de messages reçus, il vous faut vérifier prioritairement si votre directeur général vous a envoyé les chiffres effectués par les différentes enseignes pour la journée d'hier. Nous allons mettre en surbrillance le message attendu afin de ne pas chercher parmi tous les messages.

Méthode à suivre pour mettre en place ce type de filtre :

  • Sélectionner un mail de votre directeur général
  • Dans le menu "Message" sélectionner "Créer une règle à partir d'un message...", la condition de votre filtre est alors automatiquement déterminée. Il s'agit de "Lorsque la ligne DE contient les personnes", qui a automatiquement été remplie avec l'adresse électronique de votre directeur
  • Dans action, sélectionner "Le mettre en surbrillance et en couleur", puis choisir une couleur
  • Nommer cette règle de message : "Gestion des messages du directeur"

Votre filtre est en place, désormais tous les messages de votre directeur général seront automatiquement mis en surbrillance.

 

3/ Le changement d'adresse

Vous venez d'effectuer un changement d'adresse, et vous réceptionnez encore les mails de l'ancienne adresse e-mail dans Outlook mais aimeriez informer automatiquement les personnes qui vous écrivent à cette "ancienne adresse" de mettre à jour leur carnet d'adresse.

Méthode a suivre pour mettre en place ce type de filtre :

- Créer un fichier .TXT (texte) dans lequel vous écrirez un cours message, indiquant à vos correspondants de ne plus écrire à l'adresse "A" mais dorénavant à l'adresse "B". Par exemple :

Bonjour, mon adresse électronique adresse@domaine.fr ne servira plus dans quelques semaines, je vous invite à prendre note de ma nouvelle adresse qui est : nouvelle-adresse@domaine.fr

  • Ouvrir l'interface de gestion des filtres
  • Cliquer sur "Lorsque la ligne A contient les personnes"
  • Cliquer sur "Répondre en utilisant message"
  • Cliquer sur "contient les personnes", il vous faut mettre ici l'ancienne adresse de messagerie, celle dont vous ne souhaitez plus vous servir
  • Cliquer sur "message" et sélectionner le fichier .TXT dans lequel vous avez écrit votre réponse automatique
  • Nommer cette règle de message : "Abandon de mon ancienne adresse"

Votre filtre est placé, désormais tous les messages destinés à l'adresse dont vous souhaitez vous débarrasser recevrons automatiquement une réponse indiquant à vos correspondant qu'il ne doivent plus l'utiliser car vous souhaitez vous en séparer d'ici peu. Attention, ce filtre n'empêchera pas la bonne réception des e-mail.

 

Maintenant à vous de tester toutes les opportunités proposées pas ces filtres. Parmi les plus marquantes, nous noterons :

"Ne pas télécharger à partir du serveur" : dans le cas ou vous vous connectez avec un modem 56K et qu'une personne vous envoie un message dont la taille dépasse 3 Mo, vous pouvez laisser ce message sur le serveur en attendant de pouvoir le consulter d'une autre machine où vous avez un accès plus rapide.

"Le supprimer du serveur" : le message n'est même pas rapatrié dans Outlook mais directement effacé sur le serveur. Très utiles pour les messages trop volumineux, ou les virus à répétition.

Sachez également qu'il vous est possible de cumuler plusieurs conditions et plusieurs actions.

 

WOZNIAK Vincent - Octobre 2002